｢すぐ｣っていつ？ ｢夕方｣って何時？ 仕事の誤解を防ぐコミュニケーション術

みなさんは仕事で、次のような表現をしていませんか？ ｢すぐに資料が必要なの。プリントアウトしておいて｣。実はこれ、とてもわかりにくいんです！ 仕事をする上で、非効率的でもあります。なぜなら、相手に｢すぐっていつですか？ 他にも用件を抱えてるんですが......｣と考えてさせてしまうからです。今回は、勘違いを防ぎ、仕事を効率的にするコミュニケーション術をご紹介します。 ■ 気づかないうちに使っている｢曖昧な表現｣会話の中の曖昧な表現は、仕事を非効率的にしますし、勘違いを生んでしまいます。たとえば｢すぐに用意して｣｢待ち合わせは夕方にしよう｣など。まず、｢すぐ｣とはいつでしょうか？ 5分後を指している場合や、15分、あるいは30分の余裕があるのかもしれません。｢すぐ｣のひと言では伝わりにくいですね。｢すぐに用意して｣と言われた相手は、他に、すぐにしなくてはならない用件を持っているかもしれません。その場合、どちらの｢すぐ｣に緊急性があるのか、優先順位をつけなければいけません。当然、緊急なものから処理したいはずです。たとえば出社直後に上司Aさんは｢あの資料、すぐにまとめて持ってきて｣と部下のBさんに伝えました。待っても資料は届きません。Bさんは、コピーをする様子もなく、パソコンに向かっています。Aさんが｢すぐに持ってきてって言ったの、伝わってないの？｣とBさんに問うと｢すみません、午後の会議に必要だと思っていたので、まだ時間があると思っていました｣とのこと......。そうなんです！ ｢すぐ｣だけでは、何分後に必要なのかわかりません。この場合、Bさんの勘違いだけを責めるわけにはいきません。Aさんの資料以外に、優先すべき用件を持っているのかもしれないからです。上記の場合、Aさんが｢｣などと。何を優先するのか、時間が見えていれば効率的ですし、このような勘違いも防げます。 さらに、私の失敗談もご紹介します。｢｣とAさんと約束しました。私は、4時半には支度を終えて、5時に待ち合わせ場所に着く予定です。｢今出ました！｣という確認の電話をAさんにすると｢えっ、6時集合でしょ。夕方って言ったじゃない｣と......。人によって、って違うんですよね。6時を夕方と思う人もいれば、5時以降は夕方という人もいます。もしも｢夕方5時集合｣とはっきりと数字（時間）を会話に入れていれば、勘違いは防げました。1時間のタイムロス。1時間あれば、原稿が書けた......と恨めしく思っても仕方ありませんよね。 もしもあなたが｢夕方の待ち合わせね｣と言われた場合には、まず｢？｣と質問しましょう。｢そっか、夕方ね。オッケー｣と、追求せずに会話を終えてしまうと、夕方になって｢勘違い｣に気付くことになるかもしれません。また｢後で電話するね｣と言われたら、｢｣と聞き返すのもおすすめします。相手にもあなたにも、予定が入っていない時間に、的確に電話できる方が効率的ですよね！ 具体的な時間を確認しておけば、｢後で電話するって言ったのに電話に出てくれなかった......｣というすれ違いも防げます。相手の時間も自分の時間も大切にするという意味でも、、気をつけてみてはいかがでしょうか？（文／岡田愛香）

みなさんは仕事で、次のような表現をしていませんか？ ｢｣。実はこれ、とてもわかりにくいんです！ 仕事をする上で、非効率的でもあります。なぜなら、相手に｢｣と考えてさせてしまうからです。今回は、をご紹介します。 会話の中の曖昧な表現は、仕事を非効率的にしますし、勘違いを生んでしまいます。たとえば｢｣｢｣など。まず、｢｣とはいつでしょうか？ 5分後を指している場合や、15分、あるいは30分の余裕があるのかもしれません。｢すぐ｣のひと言では伝わりにくいですね。｢すぐに用意して｣と言われた相手は、他に、すぐにしなくてはならない用件を持っているかもしれません。その場合、。当然、緊急なものから処理したいはずです。たとえば出社直後に上司Aさんは｢あの資料、すぐにまとめて持ってきて｣と部下のBさんに伝えました。待っても資料は届きません。Bさんは、コピーをする様子もなく、パソコンに向かっています。Aさんが｢すぐに持ってきてって言ったの、伝わってないの？｣とBさんに問うと｢すみません、午後の会議に必要だと思っていたので、まだ時間があると思っていました｣とのこと......。そうなんです！ ｢すぐ｣だけでは、何分後に必要なのかわかりません。この場合、Bさんの勘違いだけを責めるわけにはいきません。Aさんの資料以外に、優先すべき用件を持っているのかもしれないからです。上記の場合、Aさんが｢10分後に用意して｣などと数字を入れれば解決できます。何を優先するのか、時間が見えていれば効率的ですし、このような勘違いも防げます。 ■ ポイントは会話に｢数字｣を入れることさらに、私の失敗談もご紹介します。｢明日の待ち合わせは夕方でお願いします！｣とAさんと約束しました。私は、4時半には支度を終えて、5時に待ち合わせ場所に着く予定です。｢今出ました！｣という確認の電話をAさんにすると｢えっ、6時集合でしょ。夕方って言ったじゃない｣と......。人によって、｢夕方｣の解釈って違うんですよね。6時を夕方と思う人もいれば、5時以降は夕方という人もいます。もしも｢夕方5時集合｣とはっきりと数字（時間）を会話に入れていれば、勘違いは防げました。1時間のタイムロス。1時間あれば、原稿が書けた......と恨めしく思っても仕方ありませんよね。 ■ 具体的な質問で勘違い回避もしもあなたが｢夕方の待ち合わせね｣と言われた場合には、まず｢夕方って何時？｣と質問しましょう。｢そっか、夕方ね。オッケー｣と、追求せずに会話を終えてしまうと、夕方になって｢勘違い｣に気付くことになるかもしれません。また｢後で電話するね｣と言われたら、｢後って何時？｣と聞き返すのもおすすめします。相手にもあなたにも、予定が入っていない時間に、的確に電話できる方が効率的ですよね！ 具体的な時間を確認しておけば、｢後で電話するって言ったのに電話に出てくれなかった......｣というすれ違いも防げます。相手の時間も自分の時間も大切にするという意味でも、曖昧な表現を止めて、具体的な数字を入れるよう、気をつけてみてはいかがでしょうか？photo by Thinkstock/Getty Images（文／岡田愛香）