まわりくどいビジネスメールを、最適・軽量化する方法

言いたいことや伝えたいことを、文章でスラスラと書けたら、それは最強のビジネススキルといえるでしょう。そのためには、たった一つの型をおさえておけばよいのだとか。

飯間浩明著『伝わるシンプル文章術』 より、ビジネスで使える｢伝わる文章｣の作り方をご紹介します。

｢問題｣は、相手を考えさせるスイッチ

この種の文章では、まず、執筆動機となる｢問題｣を提示します。そのすぐ後に、書き手自身の｢結論｣を記します。さらに、どうしてその結論になるのかという｢理由｣を添えます。この｢問題｣｢結論｣｢理由｣という形式の備わった論理的な文章のことを、私は｢クイズ文｣と呼んでいます。私が編み出した形式ではなく、論理的な文章では普遍的に使われる形式です。優れたクイズ文を読んだ読者は、納得し、書き手を支持し、場合によっては書き手の望む行動を取ってくれます。

2ページより引用

国語辞典の編纂者である著者は、たとえ学問的な文章でなくても、何かを筋道立てて述べたいときにはクイズ文の形式が必要であると語っています。たしかに、ビジネス文書やメール、企画書において、いったい何を言いたいのかがよく分からないものは多くありがちです。

よい｢問題｣は、疑問形で終わっていることが特徴なのだとか。たとえば、｢ありうるのだろうか｣などと相手に問いかけていることが多く、日本語の場合、助詞の｢か｣を使うのが普通であるといいます。くだけて言い方であれば｢ありうる？ ｣とクエスチョンマークを使うことも。

たとえば、｢ああ、おなか減った｣とつぶやいても周囲は気がつかないかもしれません。しかし、｢今晩、何食べようか？ ｣と疑問形で聞かれれば、｢そうだなあ……｣と周囲の考えが働きだすことがあります。

クイズ文における｢問題｣を提起する部分は、筆者の考えの出発点となり、読者が考えを働かせるスイッチの役割を果たします。それは、文書作成における技術的な面だけではなく、コミュニケーションの取り方としても、参考になる考え方といえるでしょう。

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｢問題｣に対して｢結論｣を明確に示す

結論に当たるのは、クイズの答えの部分です。中略
クイズ文は、何か問題を投げかけて、それに対する答え（結論）を出すのが基本的な構造です。まずは、何か問題が思い浮かばなければ、クイズ文は始まりません。

41・165ページより引用

論理的な文章は、｢問題｣｢結論｣｢理由｣という形式で進んでいくと著者はいいます。しかし、｢問題｣のあとにすぐ｢結論｣を持ってくるのは、少し勇気がいることです。

クイズの｢結論｣は一つしかありません。そのように文章においても明快に書かれた｢結論｣は、読者に賛成または反対の意見をはっきりと生じさせるものです。読者がどちらかの意見を抱いたということは、筆者の｢結論｣を相手がきちんと理解できたからという見方ができるでしょう。筆者側としては、賛成はともかく、反対意見を生じさせることはあまりいいことには感じられません。しかし、有意義な反論は筆者にとってためになります。たとえば、プレゼン資料において、自分の意見に反対をとなえられたとしたら、内容によっては再考していくうえで有意義なアイデアといえるでしょう。

｢問題｣に対して｢結論｣を早く明確に示す、それが印象に残る文章の作り方であるということは納得できる手法です。

｢理由｣は不適切な要素に注意が必要

｢問題｣を決めたら、そこから、現時点での｢結論｣を導き出します。また、現時点で考えられる｢理由｣をまとめておきます。｢現時点｣と言うわけは、クイズ文を書いているうちに考えが変わるかもしれないからです。｢問題｣は、最初にきちっと決めておかなければ文章は書き出せませんが、｢結論｣｢理由｣は、まあ、それほどむずかしく考えず、当座のものを用意しておけば結構でしょう。

173ページより引用

｢問題｣に対して｢結論｣を提示。そして、いよいよ、その｢理由｣を述べていくにあたり、書き出す当初においては、それをカチッと決める必要はないと著者はいいます。

｢問題｣が漠然としていると｢結論｣も｢理由｣もぼやけてしまいますが、逆に｢理由｣は書きながら変化していくことを許容していくほうが、よい文章になっていくのかもしれません。

ただし、不適切な点のある｢理由｣にならないように注意は必要なようです。著者は、以下のポイントをあげています。

何気なく書いていると陥りがちな注意点の数々です。ビジネス文書の作成において、この点を意識していくだけでも、よりロジカルで明確な文章になっていきそうです。

文章のプロが語る型を上手に利用しつつ、ビジネスで勝てる自分らしい文章を作っていきたいものです。