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「デザイン思考」を取り入れて、的外れな会議にサヨウナラ〜

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会議の目的があいまいで、的外れな議論に時間を費やしてしまっていると感じたことはありませんか? 会議は多人数の意見をまとめるために必要な作業ですが、方向性を束ねることは用意ではありません。そこで、デザイン思考を会議に導入すると、会議のゴールや参加者が議論するべきことが自然と明らかになってきます。

そもそもデザイン思考とは何でしょう? 地域イノベーションコンサルタントのマヤ・バーンスタインらが提案しているHBR.orgの記事をもとに、デザイン思考で会議を効果的に管理する方法をみていきましょう。

デザイン思考で会議の準備が楽になる

デザイン思考とは、問題解決の思考法です。もともとはデザイン領域で使われる考え方でしたが、米デザインコンサルティング企業IDEOの創設者デビッド・ケリーなどによって、ビジネスへ応用されたといわれています。

デザイン思考のプロセスは5段階や7段階など、いくつかのモデルがあります。細分化される場合もありますが、いずれのモデルにおいても「利用者が共感するポイントやニーズを確認」「仮説をもとにアイデアを出す」「アイデアを形にしてテストする」といった段階を踏んで、プロダクトなどを発表していくものです。

それでは、どのように会議の運営に導入すればよいのか、例をみていきましょう。

デザイン思考の導入ステップ

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STEP1:共感ポイントを探す

はじめに、会議の主催者(もしくは自分自身)に質問して「共感」を浮き彫りにします。

1. 会議室には誰が参加していて、何を求めているのか?
2. 会議には参加しないが会議の結果に影響を受ける人たちは何を求めているのか?
3. 会議の決断に影響を与える社内文化や環境は何か?
4. 包括的な課題や機会にはどんなものがあるか?
HBR.orgから翻訳引用

たとえば新商品の開発を提案する場合、こんな状況が浮かぶでしょう。
1. 会議の参加者は部長で40代女性をターゲットにした商品を求めている。
2. 会議には出ないけど決裁権を持つ取締役は20代女性を意識した商品企画を探しているようだ。
3. ウチの企業文化として取締役がOKを出せば部長も従う傾向が強い。
4.取締役に企画を見せることがカギだ。

STEP2:会議の枠組みを決める

次に、会議の枠組みを決めます。STEP1で観察して見つけた会議のゴールを達成するためには、何についてどれくらい議論すると生産的であるのかを洗い出します。望む答えが出るには、どのような流れが好ましいのかを設計していきます。バーンスタイン氏は地図アプリのナビ機能にたとえて「STEP2は目的設定」「STEP3は道順設定」と表現しています。

STEP3:アイデアを形にしてテストする

STEP3では、会議のタイムスケジュールや話の流れをセッティングします。望む答えが最短で出る段取りを設計し、最後にテストを行います。そして、実際に会議を実施したあとには、想定していた「共感」や「ゴール」が適切だったかレビューを行い、次につなげていきましょう。

問題解決のための思考法という表現から、難しく考えられてしまいがちなデザイン思考ですが、実践することはとてもシンプルです。ニーズを探り、提案を用意して、テストとレビューを行うだけ。手軽に試せる思考法ですから、軽い気持ちで導入してみましょう。

[HBR.org] Image via Shutterstock, Gettyimages

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せきぐちゆう
フリーライター。インド在住後、2012年からライティング業務に従事。インドのRabindra Bharati大学、オーストラリアMacquarie大学で学んだ経験を生かし、英語教材出版社やニュースメディアなどで執筆中。

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