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コミュニケーション

5つの“さじ加減”で、職場のコミュニケーションがうまくいく

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職場の同僚や上司とコミュニケーションがうまくとれれば、仕事も円滑に回るし、メリットも沢山。しかし、その距離感のとり方は難しいと思いませんか。

2019年5月にMASHING UPが行った「職場のコミュニケーション」に関する読者アンケートにおいても、回答者1156人のうち半数以上が「職場のコミュニケーションに不満がある」と回答。

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「職場のコミュニケーションに問題があると思いますか?」という質問に対する回答。「とてもそう思う」「ややそう思う」をあわせると53%を超えた。※「MASHING UP:職場のコミュニケーションに関するアンケート調査」より。実施期間2019年5月13日〜5月26日 インターネット調査 回答数1156

では、どうすれば健全なコミュニケーションがとれるようになるのでしょう?

改善策も募ったところ、大別して二つの方法が挙がりました。一つは、「1on1(面談)を実施する」「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)を徹底する」「会議のやり方を変える」といった、仕事上のコミュニケーションのとり方を工夫するもの

そして、もう一つは、「飲み会を設ける」「LINEでグループを作って何気ない会話をする」など、パーソナルな部分での親密度を高めるといったアイデアに。

コミュニケーションのとりやすい風通しのよい職場は、どうしたらできるのでしょう? 読者の皆さんの意見をもとに、とあるIT企業のメンバーが覆面座談会を開きました。

出席者:管理職A(40代)/中間管理職B(40代)/部下C(30代)/部下D(20代)

意見がすっと出やすくなる会議のあり方って?

──まず、「会議のやり方を変える」「たまに、ぶっちゃける会をする」といった意見もアンケートで出ていますが、仕事上のコミュニケーションのとり方を工夫すると職場環境もよくなると思いますか?

中間B 会議の場所を変えるのも効果あるかと。無機質な雰囲気の会議室より、時々カフェなどで話をすると、雑談も入って企画も思いつきやすくなるよね。

管理A雑談って、大事

部下C おやつコーナーのような場所があると、部署も越えた情報交換もできてよさそう。

部下D 会議室を使うにしても、ガラス張りで中が見える場所のほうがオープンな気持ちでいられます。万が一、男性社員と二人きりになった場合でもセクハラ防止になるし。

LINEのようなSNSは職場で使ってもいいの?

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──その雑談についてですが、アンケートでは「雑談はLINEグループを作って行う」といった仕事とは関係ないSNSで情報共有するアイデアも届いています。

中間BLINEだと既読スルーしにくいし、プライベートとの境目がなくなるよね。

管理A そもそも社内情報の外部漏洩を防止するためにも、規定のコミュニケーションツール以外の使用を禁止している会社も多いんじゃないかな。

部下D それでもプライベートなSNSを使ってしまっている状況がありそうですね。うちの会社では仕事のコミュニケーションにはSlackを使っているけれど、上司からのメッセージがきたら、就業後や休日に関わらず反応せざるを得ず、これも圧力とストレスを感じます。

部下C 勤務時間外は「非通知モード」にするなどして、相手にもオンオフを明示したほうがいいよね。

プライベートはどこまで話す?

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──LINEなどでもそうですが、上司や同僚にプライベートの事をどこまで話していますか? 「プライベートを話すことで親近感をもってもらう」というアイデアもあります。

管理A 子供の行事予定をチームにシェアするなど、あえてプライベートをオープンにする主義の人もいるよね。私はそこまでしないけど、仕事に対する自分の意見を開示することは大事だと思うかな。ただ、管理職でもあるし、「私個人としての意見はこうだけど、会社全体としては違う」といった明確な線引を行う必要も出てきます。

中間B プライベートを共有する、というところでいうと、「お子さん何歳?」「結婚しないの?」「彼は?」といった質問は、ハラスメントになるから注意したいところかな。

部下D だけど、上司から聞かれたら、部下は答えざるを得ないかも……。

管理A プライベートをすべてオープンにする必要はないけど、防犯のために「家どこ?」って聞くような自然な雑談は役立つよね。言いたくないことは答えなくてもよいのでは。

飲み会が仕事になるのはイヤ。断ってもいい?

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──今回のアンケートで最も多かった回答は、「飲み会で上司(や部下)との距離が近くなった」「ランチに誘う」など、食事の機会を設けて話しやすい雰囲気にするといったものでした。

部下C 飲み会は好きだけど、「部内のコミュニケーションを円滑にする」など、目的の定められた飲み会はどうかと思う。飲み会が仕事になるのはイヤだな。

部下D 「飲み会は参加必須」「新人は1次会で帰ってはいけない」「準備やお酌などは下の者が働くのが当たり前」という圧力があると、会社の飲み会=仕事、という感覚になりますよね。

中間B 宴会でなく個人的に飲みにいくにしても、自分から部下には「飲もうよ」とは言わないようにしています。気軽に誘っても、部下は圧を感じるかもしれないし。

部下C 前の会社で「勉強」と称して、飲みに連れていかれたのはイヤだったな!

部下D あと、男性の上司と二人きりで飲みに行くのは怖いです。直属の上司など断りにくい人ならなおさら……。

中間B上司に誘われても断わってもいいのか、新人に判断は難しいよね。

管理A そもそも指導やアドバイスは社外でなく、社内で行うべきもの。だから、そのために飲みにいく必要はないんですよ。労働時間に含まれない、つまり残業代が出ない飲み会に関しては、参加や業務を強制することはできないので断っていいんです。

* * *

仕事のコミュニケーションを風通し良いものにするには、「これがいい」「あれはだめ」でなく、使い分けるさじ加減が大事になってくるのかもしれません。

アンケートと座談会から考えた
「こうすれば職場コミュニケーションがよくなる」5か条

  1. 会議の環境を変えるなど工夫して、議論が活発になる仕組みをつくる。
  2. 業務でのコミュニケーションにプライベートなSNSは使わない。非通知モードを活用し「就業後の連絡は返信なくて当然」という共通認識を作る。
  3. 雑談の中でプライベートを聞かれても「答えたくないことは答えなくていい」という共通認識を作る。
  4. 飲み会や食事でコミュニケーションをはかるのも良い。ただし、必ず相手が断りやすい雰囲気を作っておく。
  5. 指導は飲み会に持ち込まず、業務時間に社内で行う。社内交流と業務の線引きを明確にする。

Image via Shutterstock

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MASHING UP編集部

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